1. Как начать работать в Paradocs. Первые шаги.

1. Добавление организации

Paradocs дает возможности  организациям обмениваться  юридическими значимыми электронными документами. Электронный документ подписанный  квалифицированной электронной подписью равноценен подписанному бумажному и может использоваться для юридически значимого документооборота.

Первым шагом необходимо выбрать   от лица  какой организации вы предполагаете использовать Paradocs. Вы могли сделать этот выбор при регистрации в Paradocs (прямая ссылка  – https://lk.paradocs.me/signup.html),   в дальнейшем организации можно добавлять при необходимости в личном кабинете:

(прямая ссылка –  https://lk.paradocs.me/contractors/representative/add-role.html). В Paradocs вы можете работать как от лица нескольких организаций с различными организационно-правовыми формами, так и от физического лица. Часто спрашивают, можно ли  квалифицированную подпись выданную юридическому лицу использовать  для подписания документов физическим лицом –   да, можно!

2. Удостоверение организации

Чтобы ваши контрагенты были уверены в том, что получают документы от вашей организации, а вы в свою очередь доверяли документам полученным от ваших контрагентов,   обмениваться документами  в Paradocs могут только организации,  которые

подтвердили свои полномочия. Сделать это можно двумя способами. Способ номер один  – получить электронную подпись Paradocs. Это можно сделать  при первоначальной регистрации или   в личном кабинете в разделе Настройки/Реквизиты (прямая ссылка – https://lk.paradocs.me/settings/index.html ). Способ номер два  – у вас уже есть  для данной организации квалифицированная  электронная подпись  на USB-носителе.

Выбираем “У меня уже есть электронная подпись на USB”.

Выбираем “Подписать договор”.

Выбираем соответствующий сертификат и подписываем Акцепт оферты Paradocs:

Подписанный документы в Paradocs выглядит вот так:

Организация удостоверена, можно обмениваться документами. При удостоверении  организации электронной подписью автоматически удостоверяется  и физическое лицо. Выглядит это так:

3. Получение электронной подписи Paradocs, выбор тарифа и оплата

Для обмена электронными юридически значимыми документами вам необходима квалифицированная  электронная подпись. Если у вас уже есть электронная подпись, то вы можете спокойно использовать ее в сервисе Paradocs,  однако по истечению срока действия (один календарный год) подписи, нужно будет выпускать новую и данный раздел может оказаться вам полезным.

Электронную подпись Paradocs вы можете получить при регистрации в личном кабинете, чтобы продемонстрировать весь процесс мы сняли короткий ролик https://www.youtube.com/watch?v=LwuuHnTwcyU.

Для обмена документами  мы рекомендуем  использовать “облачную”  квалифицированную  электронную подпись Paradocs, так как ее можно использовать на любом ноутбуке или смартфоне, вне зависимости от операционной системы, при этом не требуется установка дополнительных плагинов к браузеру.

Выдача подписи состоит из трех основных этапов:

1. Предоставление и проверка необходимых документов:

сведения о юридическом лице

  • копия устава
  • копия документа  подтверждающего  полномочия физического лица на совершение действий  без доверенности

сведения о физическом лице  получающим  подпись

  • копия паспорт, СНИЛСа,  ИННа

2. Удостоверение личности,  предполагающее  личную встречу с ответственным представителем удостоверяющего центра, при встрече необходимо иметь оригинал паспорта.

3.  Создание сертификата  – собственно выдача электронной подписи. После этого вы сможете подписывать документ квалифицированной электронной подписью документы у себя в личном кабинете.

Как пройти эту процедуру при регистрации мы показали в ролике выше, но если вы уже пользуетесь личным кабинетом, то вам необходимо зайти в Раздел Настройки/Электронная подпись:

Нажать на кнопку “Получить подпись” :

Проверьте корректность ваших данных, возможно что-то в них изменилось и если все правильно нажимаем “Далее”:

Введите кодовое слово, оно будет записано в вашей Заявке на выдачу  сертификата электронной  подписи и потребуется вам в случае если надо будет срочно приостановить (на время или на совсем – отозвать) действие вашей электронной подписи звонком в Удостоверяющий Центр.

На основании полученных сведений мы сформировали заявление на выдачу подписи, скачайте его, распечатайте, подпишите и при встрече передайте нашему представителю Удостоверяющего Центра (больше бумажные документы вам не понадобятся).

При получении электронной подписи необходимо выбрать подходящий  тариф. Если вы предполагаете небольшой объем документов (а  электронные документы в действительности занимают немного места) и вам не потребуется интеграция с другими системами, то вам достаточно только единоразово оплатить стоимость электронной подписи и воспользоваться тарифом “Интро”.  В случае,   когда  документов уже достаточно много и вы предполагается интеграцию с вашими информационными системами (1С,  Bitrix etc) вам необходимо воспользоваться тарифом “Бизнес” с ежемесячной абонентской платой в размере 5 000 рублей. Стоимость электронной подписи включена в данный тариф.

Выбираем удобный способ оплаты  – пластиковой картой или безналичной оплатой с расчетного счета. В случае безналичной оплаты Вам на email и в папку Входящие личного  кабинета Paradocs отправится письмо со счетом, который необходимо оплатить.

После получения оплаты (безналичной или по карте) необходимо выбрать время и адрес для  встречи с представителем Удостоверяющего Центра.

После удостоверения личности будет создан сертификат квалифицированной электронной подписи Paradocs, ваша организация будет удостоверена и сможете обмениваться документами с вашими контрагентами.

2. Виджеты

1. Что такое виджет и зачем он нужен

Виджет – это маленькая программа, которая выполняет простую функцию. В нашем случае спрашивает у вашего контрагента реквизиты, создает договор, и дает возможность подписать документ электронной подписью (или заказать в случае ее отсутствия).

2. Как создать виджет

В личном кабинете lk.paradocs.me надо выбрать раздел , это переход в раздел посвященный виджетам, нажать на кнопкуперейдя в сценарий создания виджета. Первое действие – подготовить шаблон документа, на основании которого будет готовиться документ для подписи.

Как это делается?

1. Выбираем тип документа, например, “Договор”:

2. Загружаем документ – простым копированием из буфера в окно редактора, на основании которого будем создавать шаблон:

3. Расставляем метатеги:

Выбираем минимальные настройки для дизайна вашего виджета

Получаем код виджета, который необходимо разместить на странице вашего сайта, где вы хотели бы чтобы пользователи имели возможность подписать договор в электронном виде.

3. Как установить виджет к себе на сайт

В нужном Вам месте страницы расположите следующий блок:

<paradox-widget prdx-id=”adff47e5-375a-4b76-b4eb-05b850901c9f”></paradox-widget>

Перед закрывающим тегом body на Вашей странице расположите следующий код:

<script src=”https://prdx-cdn.pre.interfaced.ru/bundle.js”></script>

4. Что такое метатег

Метатегом мы называем идентификатор поля, которое заполняется в финальном документе либо на основании  данных введенных пользователем, либо взятых из открытых информационных систем. Например, метатег “БИК” размещаете там где в договоре должен будет находится БИК банка, который введет пользователь, также необходимо разместить теги Название Банка и К/С (корреспондентский счет), но мы их уже не будем спрашивать у пользователя, так как эта информация однозначно определяется БИК.

5. Как пользоваться метатегами

Выбираете место в шаблоне документа и нажимаете на кнопку с названием метатега, он тут же появляется на это месте.

6. Могу ли я создавать свои метатеги

Да, можете! Например, вы хотите, чтобы в договоре можно было вводить Адрес Склада. Вы нажимаете кнопку добавить метатег, выбираете его тип (дата, строка, цифры, валюта), название. Метатег создан. Теперь виджет будет спрашивать и это поля тоже у вашего клиента.

7. Как мне добавлять новые метатеги, чтобы их поля были доступны в форме виджета

Если вы создали свой новый метатег, виджет автоматически будет модифицировать свои формы и спрашивать соответствующие поля метатегу у клиента.

8. Могу ли я изменить внешний вид виджета

Да! Мы предусмотрели простейшие настройки для внешнего вида виджета, чтобы он смог вписаться в общий дизайн вашего сайта.

9. Какие есть готовые шаблоны документов для виджета

Да! Мы подготовили ряд стандартных наиболее часто используемых документов – Договор купли-продажи, Счета, Акты и т.п.

3. Работа с Документами

1. Создать документ

Когда вам необходимо отправить вашему контрагенту документ  необходимо его Создать.  Для этого в разделе Документы нажмите  кнопку Создать.  Если у вас  есть готовый документ созданный в другом месте,  выбирайте  вкладку –  Из файла. Задайте   реквизиты документа  – тип документа  (например, Договор), название, номер и дату документа. Нажатием кнопки Загрузить (в этот момент выбранный документ физически загружается в систему) вы создаете документ. Для  отправки  выберите  контрагента и подпишите документ электронной подписью.
 
Для упрощения  процесса создания документа,  воспользуйтесь  механизмом  создания документа из шаблона.  Выберите вкладку  – Из Шаблона. Задайте реквизиты документа  – тип, название, номер, дату. Выберите  Контрагента  – получателя вашего письма в системе Парадокс и  Шаблон.  Шаблон – это документ, который можно предварительно редактировать во встроенном редакторе, расставляя  метатеги. Базовый набор метатегов  Парадокс – это общепринятые реквизиты любой организации – ИНН, расчетный счет, банк  и так далее, разместив  их в нужных местах документа, при выборе контрагента, на их месте появятся реальные данные контрагента. При нажатии кнопки   Создать, созданный  документ,  появится в папке Входящие.  Подпишите документ. Документ  появится в папке Входящие вашего контрагента, у вас переместиться в папку Исходящие – там лежат документы ожидающие подписи контрагентов. После подписания документа вашим контрагентом – у вас обоих  документ переместиться в папку Архив.

2. Получить документ

Получить документ.
 
Документы  требующие вашей подписи или ознакомления попадают в папку Входящие,  например, в случае когда  контрагент вам отправил документ, подписав со своей и ожидая вашей подписи. В случае, когда контрагент подписал документ, предварительно вами подписанный, документ автоматически попадает в папку Архив, так как документооборот по данному документу завершен.

3. Подписать документ

Документы,  которым требуется наша подпись располагаются в Разделе Документы/Входящие.

Выбираем необходимый документ:

Для подписания документа можно воспользоваться как облачной подписью Paradocs, так и подписью на USB носителе. Если вы предполагаете использовать USB-носитель, проверьте чтобы он подключен,  соответствующие сертификаты установлены в операционной системе, а также установлен plugin для браузера.

Документ подписан.  После того как документ подписан он автоматически появится в папке Документы/Входящие у вашего контрагента, у вас переместится в папку  Документы/Исходящие. В папке Исходящие  вы всегда видите  документы, по которым вы ждете подписания ваших контрагентов. После того как документ будет подписан обеими сторонами он будет находится и у вас и вашего контрагента в папке Документы/Архив.

4. Отправить документ контрагенту

Подписание документа в Paradocs работает в точности также как кнопка Отправить в привычном почтовом клиенте, то есть документ уходит к контрагенту (получателю) по факту подписания, однако есть небольшое отличие. Документы,  которые требуют от вас каких-то действий располагаются в папке Документы/Входящие, документы которые требуют действий ваших контрагентов находятся в папке  Документы/Исходящие, а вот документы с которыми все операции выполнены (в системах документооборота это часто обозначается как “документооборот завершен”) автоматически перемещаются у вас и контрагентов в папку Документы/Архив.

5. Документы в архиве

После того, как документ получил все необходимые подписи, он автоматически перемещается в папку Документы/Архив. Документооборот с этим документом завершен, вы можете загрузить его себе на локальный диск или распечатать. Ровно таким же образом документ разместился и у вашего контрагента.

4. Работа с контрагентами

1. Как создать контрагента

Чтобы начать обмениваться документами с вашими контрагентами, необходимо их добавить в Paradocs в разделе Контрагенты кликнув на слово Добавить.

2. Что такое удостоверенные Paradocs контрагенты

Контрагенты, которые отправляли в Paradoccs документы подписанные своей квалифицированной электронной подписью (облачной или на носителе), то есть подтвердили сведения  получают статус удостоверенных. С такими контрагентами в можно  обмениваться документами в Paradocs.

5. Электронные подписи

1. Что такое электронная подпись и какие преимущества она дает

Электронная подпись – это эквивалент подписи, проставляемой «от руки», обладающий полной юридической силой. Самым главным преимуществом электронной подписи является то, что для подписываемых документов обеспечивается:

      • Целостность;
      • Достоверность;
      • Аутентичность (подлинность; «неотрекаемость» от авторства информации).

Такие свойства достигается за счет использования криптографических алгоритмов.

2. Как получить электронную подпись

Квалифицированную электронную подпись можно получить в любом аттестованным Министерством цифрового развития, связи и массовых коммуникаций РФ  Удостоверяющим Центром. Компания Парадокс является уполномоченным представителем ряда таких УЦ, и может вам выдать электронную подпись, единственное что к нам нет необходимости приезжать – наш сотрудник время встретится с вами в удобном месте для того чтобы забрать копии документов и удостоверить вашу личность.

3. Какие нужны документы и зачем

Заявление на выдачу подписи, которое создается автоматически для в личном кабинете Парадокс при оформлении заказа подписи.
Копия паспорта, копия СНИЛС, копия ИНН. Наш сотрудник удостоверит при встрече вашу личность и проверит документы.

4. Зачем мне нужна облачная подпись

Облачная подпись дает возможность подписывать документы на любом подключенном к сети Интернет устройстве с любой операционной системой. При этом секретный ключ подписи хранится в специализированном хранилище. Использование облачной подписи не требует установки какого-либо программного обеспечения.

5. Зачем и когда мне нужна подпись на токене

Многие сайты реализующие гос услуги имеют строгий набор требований – к браузеру, операционной системе и к электронной подписи – она должна быть на токене. Вам будет необходимо установить соответствующие плагины к браузеру.  

6. Как пользоваться облачной электронной подписью

Открываете документ

Нажимаете кнопку Подписать:

Вводите пароль от подписи:

Нажимаете кнопку Показать:

Нажимаете кнопку Подписать:

Вводите код из смски и нажимаете Подтвердить:

Документ успешно подписан, нажимаем кнопку Назад:

Возвращаемся в Раздел документы: Документ Подписан

7. Зачем нужен 2-ой фактор авторизации

2-ой фактор авторизации обеспечивает дополнительный механизм безопасности при котором, чтобы воспользоваться вашей подписью нужен не только логин пароль от подписи, но еще и ваш личный телефон, чтобы получить одноразовый пароль для подписания.

8. Что такое человекочитаемый след электронной подписи (штампик)

Электронная подпись – это подписываемый документ, обычно в неизменяемом формате (например, pdf) и файл подписи (бинарный файл позволяющий определить кто когда и какой документ подписал соответствующей подписью), для того, чтобы получить всю информацию необходимо воспользоваться специальными программами, поэтому мы добавили функцию создания штампика (или человекочитаемого следа), который добавляем к документу, чтобы сразу было понятно кто и когда подписал данный документ

9. Когда часто и зачем надо менять электронную подпись

Криптографические алгоритмы более чем надежны, но тем не менее, подпись перевыпускается каждый год, это требование законодательства.

10. Что будет с документами, когда закончиться срок действия подписи

Документы сохранят свою юридическую значимость, важно то, что на момент подписания подпись была валидной.

11. Меры безопасности и ответственность при работе с электронной подписью

Никому не сообщайте пароль от подписи, в случае облачной подписи, и не давайте токен в случае USB, а также не передавайте телефон для 2-го фактора. Если какое-то из событий произошло, то велика вероятность что подпись может быть скомпрометирована, и вам будет правильно отозвать сертификат, для этого необходимо позвонить нам, и авторизовавшись через  кодовое слово, указанное в Заявлении на выдачу подписи, приостановить действие сертификата (и выпустить новый)

12. Что делать если есть подозрения что подпись скомпрометирована

Срочно связываться с нами, чтобы мы заблокировали возможность использования вашей подписи.

13. Что такое неквалифицированная подпись и в чем ее отличие от квалифицированной

Технологически  ничем не отличается, а вот административно отличия есть:  Удостоверяющий Центр выдающий такие подписи не аттестован Минсвязи РФ, для того, чтобы документы подписанные такой подписью были юридически значимыми вам необходимо заключить дополнительные  соглашения между подписантами о правилах применения и признания ЭЦП  каждым контрагентом.

6. Работа с Профилем

1. Зачем мне иметь несколько организаций в одном личном кабинете

Если вы являетесь генеральным директором в нескольких компаниях, у вас оформлено ИП,  а иногда вы подписываете документы как физическое лицо, то  вести  документооборот для всех этих организаций вы можете под одним аккаунтом Paradocs. Для добавления новой организации достаточно кликнуть на пункт Добавить организацию.

2. Как переключаться между документооборотом разных организаций

Чтобы начать работать с документами другой организации необходимо в меню выбора организации выбрать,  ту с которой планируете работать. Теперь перейдя в папку документы, вы увидите только те документы, которые участвуют в документообороте выбранной организации. В разделе Настройки вы можете редактировать реквизиты, заказать новую электронную подпись или сменить тарифный план для выбранной в данный момент организации.

3. Как добавить новую организацию

В меню выбора организации кликните на Добавить организацию, введите ИНН новой организации, и на следующем экране добавьте Контактные данные и Банковские реквизиты.  Если у вас есть уже подпись на внешнем носителе для данной организации, то кликните на “У меня уже есть электронная подпись на USB” или получите облачную электронную подпись Paradocs. После получения подписи или подписания Акцепта Оферты Paradocs c помощью USB носителя, данный документ  будет размещен у вас в папке Архив для новой выбранной роли. Обратите внимание что Фамилия Имя Отчество руководителя указанного в ЕГРЮЛ/ЕГРИП должны совпадать с вашими фамилией именем и отчеством указанным в Paradocs.

4. Как получить электронную подпись для новой организации

Либо кликнув на кнопку получить “Получить электронную подпись” в случае когда вы только что добавили себе еще одну организацию, либо перейдя в меню Настройки для данной организации, кликнув на кнопку Получить подпись. Мы сформируем для Вас заявление на выдачу подписи. Вам необходимо будет оплатить стоимость выпуска электронной подписи,  по карточке или с расчетного счета, распечатать Заявление, подписать его и   передать нашему сотруднику Удостоверяющего Центра, подъехав к нам в офис, либо назначив встречу в удобном вам месте, в любом случае с паспортом.

5. Какой тариф выбрать и почему

Чтобы начать пользоваться Paradocs, мы рекомендуем взять тариф без абонентской платы “Интро”, на котором вам будет доступна вся функциональность системы, единственное что мы ограничен объем ваших документов в системе, должно быть не более 10 Mbyte. Если у вас немного документов и они не занимают много места, то этот тариф для вас. В случае, когда  вы захотите проинтегрировать Paradocs c вашими информационными системами (например, 1С или CRM)  вам необходимо будет выбрать тариф “Бизнес” с абонентской платой 5 000 рублей в месяц.  Доступный для хранения документов объем на данном тарифе ограничен 1 Gbyte. Электронную подпись на данном тарифе вы можете получить бесплатно.

9. Как оплатить

Вы можете оплатить сервис Paradocs банковской карточкой в вашем личном кабинете, мы пришлем вам уведомление по электронной почте и  электронный чек, данный платеж происходит практически мгновенно. Если вы оплачиваете с банковского счета, то мы сформируем вам необходимый для оплаты счет, который будет доступен в папке Документы/Входящие и продублируем вам его по электронной почте. Платежи с банковского счета могут проходит до 3-дней. При любом способе оплаты мы автоматически создадим для вас комплект закрывающих первичных документов, которые также будут  положены к вам в папку Документы/Входящие.